Per tracciare e dimostrare i risparmi sui costi cloud, eseguite un ciclo semplice: linea di base, azione, evidenza. Fissate prima una linea di base, la spesa e la situazione delle licenze prima di cambiare qualsiasi cosa. Poi intraprendete un'azione e registrate il risparmio che vi aspettate produca. Poi misurate gli stessi valori in seguito a parità di condizioni, così che la differenza sia il risparmio anziché il rumore. Le rivendicazioni di risparmio falliscono quando manca uno di questi elementi: senza linea di base non c'è nulla con cui confrontarsi, un ambiente in crescita nasconde il risparmio dentro un totale che sale, e i cambiamenti di prezzo fanno sembrare il mese scorso e questo mese diversi per ragioni che non hanno nulla a che vedere con il vostro lavoro. Chiudete il ciclo ogni mese e il risparmio diventa un numero che potete difendere davanti alla finanza, non una storia che dovete raccontare.
Il controllo dei costi non è la parte difficile per la maggior parte dei team. Dimostrarlo lo è. La modifica era reale, la fattura è comunque salita perché l'azienda è cresciuta, e il risparmio scompare nel totale dove nessuno può vederlo. Ecco come rendere ogni risparmio visibile e mantenerlo tale.
Perché le rivendicazioni di risparmio falliscono
Tre fallimenti spiegano la maggior parte dei risparmi contestati.
Nessuna linea di base. Se non avete registrato quanto spendevate prima, non avete nulla con cui misurarvi dopo. Il risparmio diventa una stima, e una stima è facile da liquidare quando la finanza chiede come ci siete arrivati.
La crescita dell'ambiente maschera il risparmio. Ridimensionate una flotta di macchine virtuali e ne tagliate il costo, ma l'azienda inserisce un nuovo team lo stesso mese e la spesa totale sale comunque. Il risparmio è reale, è solo sepolto sotto la crescita. Senza un confronto a parità di condizioni, il numero in evidenza racconta la storia opposta alla verità.
I cambiamenti di prezzo confondono il confronto. Le tariffe cambiano, la valuta si muove per alcuni accordi, un livello di servizio viene dismesso. Confrontate una fattura grezza di marzo con una di giugno e parte della differenza è fissata da Microsoft, non guadagnata da voi. Un risparmio difendibile deve mantenere il prezzo costante così che il cambiamento che rivendicate sia il cambiamento che avete effettivamente fatto.
Fissare una linea di base difendibile
Tutto poggia sulla linea di base. Prima di toccare qualsiasi cosa, catturate tre elementi e conservateli da qualche parte a cui potete tornare.
La spesa per servizio. Non solo il totale, ma la suddivisione per servizio e risorsa. Un singolo totale si muove per cento motivi; una linea di base per servizio vi permette di indicare la voce esatta che avete cambiato e di mostrare che è scesa.
I conteggi delle licenze acquistate a fronte di quelle assegnate. Per Microsoft 365, registrate quante licenze avete acquistato di ciascun tipo a fronte di quante sono effettivamente assegnate, e idealmente quante postazioni assegnate sono realmente in uso. Il divario tra acquistate e assegnate è denaro già speso per postazioni che nessuno possiede, ed è una delle linee di base più chiare da far muovere.
La proprietà etichettata. Etichettate le risorse per proprietario e ambiente così che il costo sia attribuibile anziché anonimo. Una linea di base che dice «la piattaforma costa tanto» è molto più debole di una che dice «l'ambiente di produzione di questo team costa tanto», perché la seconda ha qualcuno che può confermare il prima e rispondere del dopo.
Il ciclo è il punto. Una pulizia una tantum svanisce, ma un ciclo mensile dalla linea di base al report trasforma il controllo dei costi in un'abitudine con le evidenze allegate.
Registrare ogni azione con il risparmio atteso
Una linea di base dei costi cloud è solo metà del quadro. L'altra metà è un registro di ciò che avete cambiato. Ogni volta che intraprendete un'azione, ridimensionare una macchina, recuperare una licenza dormiente, eliminare un disco orfano, applicare una pianificazione di spegnimento automatico, annotate cinque cose: cosa avete cambiato, quando, chi ne è responsabile, il risparmio che vi aspettate al mese, e come lo verificherete in seguito.
Questo registro fa più che tracciare i risparmi sui costi. Fissa l'aspettativa in anticipo, così che quando misurate dopo state verificando una previsione anziché ricostruire una storia a ritroso. Protegge anche il risparmio. Le risorse cloud tornano indietro: una macchina viene di nuovo ridimensionata verso l'alto, una licenza viene riassegnata. Se l'azione è registrata con un responsabile, potete individuare il ritorno indietro e riapplicare la modifica anziché perdere silenziosamente il risparmio che avevate già rivendicato.
Misurare dopo a parità di condizioni
Dopo che la modifica si è assestata, misurate gli stessi valori che avete messo nella linea di base, e tenete tutto il resto costante. A parità di condizioni significa confrontare lo stesso ambito, gli stessi servizi e gli stessi prezzi, così che l'unica variabile rimasta sia l'azione che avete intrapreso.
Se l'ambiente è cresciuto, isolate le risorse che avete effettivamente toccato anziché confrontare i totali dell'intero ambiente. Se i prezzi sono cambiati, applicate la stessa tariffa sia al prima sia al dopo così da non attribuirvi uno sconto che Microsoft ha concesso a tutti. I risparmi misurati in questo modo sono indicativi per natura, dipendono dal vostro ambiente e dal vostro utilizzo, ma sono difendibili, il che conta molto più che essere precisi al centesimo.
Prevenzione dei costi o risparmi realizzati
La distinzione più utile in tutto questo esercizio è quella tra risparmi realizzati e prevenzione dei costi, e vale la pena definire chiaramente entrambi perché la finanza lo chiederà.
I risparmi realizzati sono una riduzione effettiva della vostra fattura a fronte di una linea di base a parità di condizioni. Spendevate un certo importo, avete cambiato qualcosa, e ora spendete meno per lo stesso lavoro. Si manifesta come una fattura più bassa. Recuperare dieci licenze inutilizzate o ridimensionare una macchina sovradimensionata che continua a girare produce risparmi realizzati.
La prevenzione dei costi è spesa che avete fermato prima che raggiungesse mai la fattura. Non rende più piccola la fattura del mese scorso, ferma un aumento futuro. Spegnere le macchine di sviluppo durante la notte così che non accumulino mai quelle ore, ridimensionare prima di un'espansione pianificata, o impegnarsi in una prenotazione anziché pagare a consumo: questi evitano il costo anziché rimuoverlo. Il risparmio è reale, ma vive nella fattura che avreste altrimenti avuto, non in quella che avete avuto.
Riportate i due separatamente. Mescolarli permette a uno scettico di respingere l'intera cifra, perché un costo evitato non appare mai come una voce di fattura in calo e sembra inventato quando sta accanto ai risparmi realizzati. Tenuti separati, entrambi sono credibili: uno è denaro che la fattura ha perso, l'altro è denaro che la fattura non ha mai guadagnato.
Riportare un registro dei risparmi alla finanza e alla dirigenza
Raccogliete le azioni, i loro risparmi realizzati e il loro costo evitato in un unico registro corrente, e riportatelo a una cadenza fissa. Un registro dei risparmi è semplicemente l'elenco di ogni azione con il suo esito verificato, un totale realizzato cumulativo e un totale evitato cumulativo, aggiornato ogni mese. La finanza ottiene un numero che può ricondurre a modifiche specifiche con responsabili nominati, e la dirigenza ottiene un andamento anziché un aneddoto.
La cadenza è ciò che lo fa reggere. Una revisione mensile mantiene fresca la linea di base, intercetta la deriva prima che cancelli un risparmio, e trasforma il controllo dei costi da un panico annuale in una routine. Si accumula anche: il dopo di questo mese diventa il prima del mese prossimo, e il registro cresce fino a diventare uno storico che parla da sé quando si fissano i budget.
Il punto di vista dei servizi gestiti
Per un fornitore di servizi gestiti, dimostrare i risparmi non è solo buona igiene, è l'argomento commerciale dell'incarico. Un cliente che paga un canone mensile vuole vederlo ripagare, e un registro dei risparmi per tenant cliente fa esattamente questo: mostra che questo ambiente è costato meno questo mese grazie a queste azioni specifiche, con le evidenze allegate.
Fatto su larga scala su molti tenant, quella stessa disciplina diventa un motore di fidelizzazione. I risparmi visibili, attribuibili e riportati a una cadenza costante costruiscono il tipo di fiducia che rinnova i contratti, perché il valore è un numero documentato anziché un'affermazione fatta al momento della revisione. Il fornitore che sa dimostrare il risparmio mantiene il cliente; quello che si limita ad affermarlo compete sul prezzo.
Dove si inserisce EtherInsights
Eseguire il ciclo linea di base-azione-evidenza a mano su un ambiente in crescita, o su decine di tenant di clienti, diventa un lavoro a sé stante, ed è il punto in cui una disciplina di tracciamento dei risparmi di solito crolla. EtherInsights è costruito per tenere insieme il ciclo: cattura la linea di base, fa emergere lo spreco, registra ogni azione e traccia il prima e dopo così che ogni risparmio finisca in un registro con le evidenze alle spalle anziché in un foglio di calcolo di cui nessuno si fida.
Quella traccia di evidenze percorre l'intero ambiente. Sul lato Azure, il ridimensionamento delle VM Azure trasforma l'utilizzo in azioni di ridimensionamento supportate da un responsabile con i numeri per dimostrare ciascuna. Sul lato delle licenze, la gestione delle licenze e l'offboarding di Microsoft 365 traccia il divario tra acquistate e assegnate così che le postazioni recuperate compaiano come risparmi realizzati anziché come supposizioni. E poiché un risparmio difendibile dipende dal misurare a una cadenza sensata, vale la pena leggere perché il reporting cloud mensile lascia la spesa senza contestazione quando il report si limita a descrivere la fattura anziché spingere all'azione. Guardate come l'intero quadro si compone in EtherInsights.
Un risparmio che non potete dimostrare è un risparmio che la finanza non accrediterà. Fissate la linea di base, registrate l'azione, misurate a parità di condizioni, tenete separati il realizzato e l'evitato, e riportate il registro ogni mese.
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