Microsoft 365 Kostenoptimierung für Lizenzen, Azure und Cloud PCs.

Das hängt davon ab, wie viele Plätze ungenutzt sind und auf welchen Plänen sie liegen: ein ungenutzter Premium-Platz verschwendet weit mehr als ein einfacher. Verlassen Sie sich nicht auf eine pauschale Zahl, sondern messen Sie Ihren eigenen Tenant. Ein erster Scan der meisten Umgebungen findet einen erheblichen Anteil inaktiver oder herabstufbarer Lizenzen, und jede lässt sich einem monatlichen Betrag zuordnen, den Sie zurückgewinnen können.

Nicht zugewiesene Lizenzen sind Lizenzen, für die Sie zahlen, die aber keinem Benutzer zugeordnet sind. Die Abrechnungsansicht im Microsoft 365 Admin Center zeigt gekaufte gegenüber zugewiesenen Anzahlen. EtherInsights geht weiter. Es verfolgt nicht zugewiesene und inaktive Lizenzen gemeinsam über den gesamten Mandanten, benennt einen Verantwortlichen und macht aus der Lücke eine Rückgewinnungsaktion, die Sie umsetzen können.

Microsoft 365-Lizenzoptimierung ist die laufende Arbeit, bezahlte Plätze an die tatsächliche Nutzung anzupassen: nicht zugewiesene und inaktive Lizenzen zurückgewinnen, überdimensionierte Pläne herabstufen, Duplikate entfernen und Abgänge bereinigen. Als regelmässiger Rhythmus statt als einmaliges Audit hält sie die Ausgaben an den Personen und Workloads ausgerichtet, die jeden Plan wirklich benötigen.

Ja, für eine punktuelle Antwort. Das Admin Center zeigt gekaufte gegen zugewiesene Lizenzen. Microsoft Graph oder PowerShell liefern Anmelde- und Dienstnutzungsdaten. Nicht skalierbar ist die monatliche Arbeit: diese Exporte zusammenzuführen, sie über mehrere Mandanten zu wiederholen, genug Historie für Drift vorzuhalten und jede Erkenntnis bei einer verantwortlichen Person landen zu lassen. Dieser Pflegeaufwand entscheidet meist darüber, ob sich ein Werkzeug lohnt, nicht die Berichterstattung selbst.

Ein freigegebenes Postfach braucht keine Lizenz, solange es innerhalb seines kostenfreien Speicherkontingents bleibt und sich niemand direkt anmeldet. Eine Lizenz wird nötig, wenn es dieses Kontingent überschreitet oder wenn Funktionen wie das In-Place-Archiv oder das Beweissicherungsverfahren genutzt werden. Lizenzierte freigegebene Postfächer, die keine Lizenz mehr benötigen, werden leicht übersehen, weil sie in der Abrechnung wie gewöhnliche zugewiesene Lizenzen aussehen.

Trennen Sie zuerst Verbrauch von Berechtigung. Jeder Mandant enthält ein Grundkontingent plus einen Anteil je lizenziertem Benutzer, und Sie zahlen nur für das, was darüber liegt. Rückgewinnbar sind meist verwaiste OneDrive-Konten von Ausgeschiedenen, alte Dateiversionen und Papierkorbinhalte, die die Aufbewahrung nicht geräumt hat, sowie doppelte Projektwebsites. Messen Sie das Verbrauchswachstum gegen das enthaltene Kontingent, bevor Sie Speicher zukaufen. Das günstigste zusätzliche Gigabyte ist das, welches Sie freigeben.

Nur dort, wo die E5-Funktionen wirklich ungenutzt sind, und prüfen Sie vorher, worauf die einzelnen Benutzer angewiesen sind. E5 enthält Sicherheits-, Compliance-, Analyse- und Telefoniefunktionen, die in einem Nutzungsbericht leicht übersehen werden, weil sie im Hintergrund laufen statt als App, die jemand öffnet. Sicher ist es, die je Benutzer genutzten E5-Funktionen zu ermitteln, sie mit den Dienstverantwortlichen zu bestätigen und in Gruppen statt in einem Zug herabzustufen.

Neben dem Preis hat sich auch die Aufteilung der Berechtigungen verschoben. Funktionen wie Microsoft Defender for Office Plan 1, Remotehilfe und Intune Plan 2 sind nach Microsoft 365 E3 gewandert, während Endpoint Privilege Management, Cloud PKI und Enterprise App Management bei E5 bleiben. Praktisch heißt das, dass manche Organisationen ein Add-on separat bezahlen, das ihr Basisplan bereits abdeckt. Prüfen Sie jedes Add-on vor der Verlängerung gegen Ihre aktuelle Berechtigung statt gegen die des Vorjahres.

Behandeln Sie sie wie jede andere Premium-Lizenz: in Gruppen zuweisen, bei der Zuweisung ein Prüfdatum setzen und die tatsächliche Nutzung vor der Verlängerung prüfen, nicht danach. Am häufigsten sehen wir eine Pilotgruppe, die großzügig bemessen, nie verkleinert und still verlängert wurde. Die Zuweisung in festem Rhythmus gegen die Nutzung zu prüfen kostet nichts und fällt auf, bevor die Bindung weiterläuft.

In Umfang und Tiefe. Breite SAM- und FinOps-Plattformen decken viele Anbieter ab, jeden einzelnen aber flacher, was zu einer großen Beschaffungsfunktion passt. EtherInsights geht bei einer einzigen Umgebung in die Tiefe, nämlich Microsoft. Lizenz-, Azure-, Speicher- und Cloud PC-Verschwendung werden gemeinsam bewertet, mit dem operativen Kontext, den Sie zum Handeln brauchen. Wenn Sie bereits eine breite SAM-Plattform betreiben, ergänzt dies sie im Microsoft-Detail, statt sie zu ersetzen.

Verankern Sie die Rücknahme im Austrittsschritt statt in einer periodischen Prüfung. Die Lücke zwischen Austrittsdatum und Rücknahme ist reine Verschwendung, und sie summiert sich. Praktisch heißt das: das Postfach umwandeln, wo es aufbewahrt werden muss, die Lizenz entfernen und das Datum festhalten. Umgebungen, die nur beim jährlichen Abgleich zurücknehmen, tragen im Jahresverlauf meist mehrere Monate an Lizenzen von Ausgeschiedenen mit.

Monatlich für Lizenzen und Azure-Ressourcen, quartalsweise für die strukturellen Fragen wie Planmix und Speicherwachstum. Monatlich ist häufig genug, um Austritts- und Projektverschwendung vor dem Aufsummieren zu erwischen, und leicht genug, um ein volles Quartal zu überstehen. Seltener wird daraus meist eine Jahresprüfung, die jedes Jahr dieselben Probleme findet.