Um ungenutzte Microsoft 365 Lizenzen zu finden, vergleichen Sie drei Zahlen: wie viele Lizenzen Sie gekauft haben, wie viele Benutzern zugewiesen sind und wie viele dieser zugewiesenen Plätze wirklich genutzt werden. Die Lücke zwischen gekauft und zugewiesen sind Ihre nicht zugewiesenen Lizenzen, also Plätze, für die Sie zahlen und die niemand belegt. Die Lücke zwischen zugewiesen und aktiv sind Ihre brachliegenden Plätze, also Lizenzen, die auf Konten liegen, die sich seit Wochen nicht angemeldet oder einen Dienst berührt haben. Die erste Lücke machen Sie in Minuten im Microsoft 365 Admin Center unter Billing und dann Licenses sichtbar, und beide quantifizieren Sie mit einem kurzen Microsoft Graph PowerShell Skript rund um Get-MgSubscribedSku und die Nutzungsberichte. Tun Sie es einmal, und Sie finden die Verschwendung. Tun Sie es jeden Monat, und sie bleibt gefunden.
Dies ist die vertiefte Betrachtung hinter Schritt eins unseres neunstufigen Leitfadens zur Senkung der Kosten für Microsoft 365 und Azure. Jener Überblick zeigt, wo die Lizenzverschwendung unter den anderen häufigen Mustern liegt. Dieser Beitrag ist die praktische Anleitung für die Lizenzposition selbst: wie Sie einen Microsoft 365 Lizenzbericht erstellen, ihn richtig lesen, die Fallstricke der gruppenbasierten Lizenzierung vermeiden und aus einer einmaligen Bereinigung eine Gewohnheit machen.
Nicht zugewiesen gegenüber zugewiesen, aber inaktiv: zwei Arten von Verschwendung
Nicht jede Lizenzverschwendung sieht gleich aus, und die Behebung unterscheidet sich je nach Art.
Nicht zugewiesene Lizenzen sind die einfachste Art. Sie haben eine Menge eines Produkts bezahlt, aber es sind weniger Plätze Benutzern zugewiesen, als Sie besitzen. Der Überschuss wird in jedem Zyklus abgerechnet, ob ihn jemand nutzt oder nicht. Das ist reiner Puffer, der für Wachstum oder ein Projekt gekauft und nie zurückgestutzt wurde.
Zugewiesene, aber inaktive Plätze sind subtiler und meist der größere Gewinn. Hier ist die Lizenz einem echten Konto zugewiesen, erscheint also nicht als Überschuss, doch die Person nutzt sie nicht. Vielleicht ist sie stillschweigend ausgeschieden, hat die Rolle gewechselt, wurde nie für den Dienst onboardet oder sitzt auf einem Plan, der weit umfangreicher ist, als sie benötigt. Der Platz wirkt verbucht, doch der Wert ist null.
Beide zu finden bedeutet, zweimal zu messen: gekauft gegenüber zugewiesen, um den nicht zugewiesenen Überschuss zu erfassen, dann zugewiesen gegenüber tatsächlicher Aktivität, um die brachliegenden Plätze zu erfassen. Lizenzoptimierung ist die Praxis, beide Lücken zu schließen und geschlossen zu halten.
Die Lücke im Microsoft 365 Admin Center finden
Beginnen Sie für einen schnellen Überblick im Portal. Gehen Sie im Microsoft 365 Admin Center zu Billing und dann Licenses. Jedes Produkt zeigt die Zahlen für gekauft gegenüber zugewiesen, sodass jedes Produkt, bei dem gekauft deutlich über zugewiesen liegt, nicht zugewiesene Plätze hält, die Sie zurückholen oder nicht mehr verlängern können.
Um von zugewiesen zu tatsächlich genutzt zu gelangen, öffnen Sie Reports und dann Usage. Die Nutzungsberichte zeigen die letzten Aktivitätsdaten pro Dienst, etwa wann ein Benutzer zuletzt eine E-Mail gesendet, OneDrive genutzt oder in Teams aktiv war. Ein paar Dinge sollten Sie wissen, um sie richtig zu lesen. Das Datum der letzten Aktivität spiegelt die jüngste beabsichtigte Aktivität wider, unabhängig vom gewählten Zeitfenster von 7, 30, 90 oder 180 Tagen, und wenn Sie einen Benutzer löschen, werden dessen Nutzungsdaten innerhalb von etwa 30 Tagen entfernt. Falls Namen anonymisiert erscheinen, kann ein Administrator die echten Namen unter Settings und dann Org Settings und dann Reports aktivieren.
Das Portal reicht aus, um das Offensichtliche zu erkennen. Um über alle SKUs auf einmal zu berichten und die monatliche Prüfung zu automatisieren, ist PowerShell schneller.
Einen Microsoft 365 Lizenzbericht mit Get-MgSubscribedSku erstellen
Das Microsoft Graph PowerShell SDK liefert Ihnen das Bild von gekauft gegenüber zugewiesen für jedes Produkt in einem einzigen Befehl. Stellen Sie mit einem Lese-Scope eine Verbindung her und rufen Sie dann Get-MgSubscribedSku auf.
Connect-MgGraph -Scopes "Organization.Read.All"
Get-MgSubscribedSku |
Select-Object SkuPartNumber,
@{ Name = 'Purchased'; Expression = { $_.PrepaidUnits.Enabled } },
ConsumedUnits,
@{ Name = 'Unassigned'; Expression = { $_.PrepaidUnits.Enabled - $_.ConsumedUnits } } |
Sort-Object Unassigned -Descending
Für jedes Abonnement gibt Get-MgSubscribedSku die SkuPartNumber zurück, ein PrepaidUnits-Objekt, dessen Enabled-Wert die von Ihnen gekaufte Menge ist, und ConsumedUnits, die Anzahl der Benutzern zugewiesenen Plätze. Ziehen Sie das eine vom anderen ab, und Sie haben Ihren nicht zugewiesenen Überschuss pro Produkt, sortiert, sodass die größten Lücken oben stehen. Diese eine Tabelle ist ein brauchbarer Microsoft 365 Lizenzbericht, und weil es ein Skript ist, können Sie es planen, statt sich jeden Monat durch das Portal zu klicken.
Ein Vorbehalt: ConsumedUnits zählt zugewiesene Plätze, nicht genutzte Plätze. Es bestätigt die nicht zugewiesene Lücke, sagt aber nichts über brachliegende Plätze aus. Dafür benötigen Sie Aktivitätsdaten.
Die tatsächliche Nutzung abgleichen
Um zugewiesene, aber inaktive Plätze zu finden, rufen Sie den Bericht getOffice365ActiveUserDetail ab. Sie erhalten ihn über die Microsoft Graph Reports API, einen Aufruf von /reports/getOffice365ActiveUserDetail mit einem Zeitraum wie D90, oder über das PowerShell-Modul Microsoft.Graph.Reports. Das Lesen des Berichts erfordert den Scope Reports.Read.All.
Der Bericht liefert eine Zeile pro Benutzer mit dem Datum der letzten Aktivität für jede Workload, den zugewiesenen Lizenzen und den Zuweisungsdaten der Lizenzen. Verknüpfen Sie das mit Ihren zugewiesenen Plätzen, und die brachliegenden Lizenzen fallen heraus: Jedes Konto mit einem bezahlten Platz ohne Aktivität in Exchange, OneDrive, SharePoint oder Teams über Ihr gewähltes Zeitfenster ist ein Kandidat zum Zurückholen oder Herabstufen. Stellen Sie das Zeitfenster passend zu Ihrer Realität ein, 60 oder 90 Tage sind ein sinnvoller Ausgangspunkt, und behandeln Sie alles darüber hinaus als einen zu untersuchenden Platz.
Fallstricke der gruppenbasierten Lizenzierung
Die gruppenbasierte Lizenzierung weist Plätze automatisch zu und entfernt sie, wenn Personen einer Sicherheitsgruppe beitreten oder sie verlassen, was der richtige Weg ist, um Lizenzierung im großen Maßstab zu betreiben. Sie bringt jedoch auch einige Fallstricke mit sich, wenn Sie zum Zurückholen kommen.
Der Platz wird durch die Gruppenmitgliedschaft belegt, nicht durch eine direkte Zuweisung. Um eine Lizenz freizugeben, müssen Sie den Benutzer daher oft aus der Lizenzierungsgruppe entfernen, statt nach einer benutzerbezogenen Zuweisung zu suchen, die es nicht gibt. Ein Benutzer kann außerdem gleichzeitig eine direkte und eine vererbte Lizenz halten, und das Entfernen der direkten gibt den Platz nicht frei, solange er ihn noch von der Gruppe erbt.
Achten Sie auch auf Zuweisungsfehler. Öffnen Sie im Admin Center das Produkt auf der Seite Licenses und prüfen Sie die Registerkarte Errors and issues. Häufige Ursachen sind aufgebrauchte Lizenzen, bei denen neue Gruppenmitglieder schlicht keinen Platz erhalten, bis einer frei wird, kollidierende Dienstpläne, bei denen zwei Produkte sich gegenseitig ausschließende Pläne tragen, fehlende Dienstabhängigkeiten und Benutzer ohne festgelegten Nutzungsstandort. Jeder Fehler ist ein Platz, der bezahlt wird, aber nichts liefert, sodass das Abarbeiten der Liste Teil der Wertrückgewinnung ist, nicht nur Ordnung. Halten Sie in der Regel Gast- und Business-to-Business-Konten aus Lizenzierungsgruppen heraus.
Verschwendung auf Ebene der Dienstpläne
Eine Lizenz ist ein Bündel von Dienstplänen, und Sie können einzelne Pläne pro Benutzer oder pro Gruppe aktivieren oder deaktivieren. Es lohnt sich, ehrlich zu sein, was das spart. Das Abschalten eines Dienstplans innerhalb einer Lizenz senkt nicht, was die Lizenz kostet, sodass das Deaktivieren von OneDrive auf einem Platz der E-Serie den Platz nicht günstiger macht. Was Ihnen die Detailtiefe der Dienstpläne gibt, ist ein Signal. Wenn eine ganze Kohorte immer nur ein oder zwei Pläne eines teuren Produkts berührt, ist das ein Beleg dafür, dass die Kohorte auf dem falschen Plan sitzt, und die Einsparung entsteht durch den Wechsel auf eine leichtere SKU, nicht durch das Umschalten von Plänen. Nutzen Sie die Dienstplannutzung, um den Planmix zu informieren, und verlassen Sie sich auf die richtige Dimensionierung der SKU, nicht auf Planumschaltungen, um die Kosten zu senken.
Eine monatliche Rückhol-Schleife betreiben
Eine einmalige Bereinigung schließt die heutige Lücke. Eine Schleife hält sie geschlossen, denn Umgebungen hören nie auf, sich zu bewegen: Jeden Monat kommen Menschen hinzu, gehen und wechseln die Rolle, und die Lücke öffnet sich still wieder, wenn niemand hinschaut. Das Muster ist in jedem Zyklus dasselbe. Gleichen Sie gekauft gegenüber zugewiesen ab, gleichen Sie zugewiesen gegenüber aktiv ab, und handeln Sie dann bei jedem Platz, der seine Kosten nicht rechtfertigen kann.
Die monatliche Schleife: von gekauft zu zugewiesen zu in Nutzung, behalten Sie, was genutzt wird, holen Sie zurück oder stufen Sie herab, was nicht genutzt wird, und überprüfen Sie im nächsten Monat erneut.
In der Praxis besteht die Schleife aus vier Schritten. Rufen Sie Get-MgSubscribedSku auf, um gekauft gegenüber zugewiesen zu sehen. Rufen Sie den Bericht zu aktiven Benutzern auf, um zu sehen, welche zugewiesenen Plätze brachliegen. Entscheiden Sie für jeden nicht zugewiesenen oder brachliegenden Platz, ob Sie ihn zurückholen, etwa bei einem Ausscheidenden, dessen Lizenz entfernt werden sollte, ihn herabstufen, wo der Benutzer zu einem leichteren Plan passt, oder ihn mit einem benannten Eigentümer und einem Grund behalten, wo der Platz wirklich saisonal ist. Reduzieren Sie schließlich die vorausbezahlte Menge bei der Verlängerung, damit Sie nicht länger für Überschuss zahlen, den Sie nie neu zuweisen, und halten Sie das Vorher und Nachher fest, sodass die Einsparung belegt statt angenommen ist. Die Gewinne sind hier ihrer Natur nach richtungsweisend, weil sie von Ihrer Umgebung abhängen, doch fast jeder monatliche Durchgang findet etwas.
Wo EtherInsights ansetzt
Diese Schleife von Hand zu betreiben, ist für eine kleine Umgebung machbar und wird über eine größere hinweg, oder über viele Tenants für einen Managed-Service-Provider, schnell zu einer Aufgabe für sich. EtherInsights ist dafür gebaut, den Abgleich für Sie zu übernehmen: Es macht nicht zugewiesene und brachliegende Plätze sichtbar, kennzeichnet, wo die Aktivität aufgehört hat, und verfolgt das Vorher und Nachher, sodass ein Zurückholen durch Evidenz gestützt ist. Für den vollständigen Lizenzlebenszyklus schließt Microsoft 365 Lizenzverwaltung und Offboarding die Schleife vom Eintritt bis zum Austritt, sodass brachliegende Plätze zurückgeholt und Ausscheidende offgeboardet werden, bevor ihre Lizenzen weiter abgerechnet werden.
Lizenzverschwendung ist eine Position unter vielen, weshalb sie im größeren Bild der Cloud-Kostenoptimierung neben ungenutzten Azure-Ressourcen und überdimensionierten virtuellen Maschinen steht. Wenn Sie zuerst den weiteren Kontext möchten, ordnet der neunstufige Kostenleitfaden ein, wo das Zurückholen von Lizenzen unter den anderen prüfenswerten Mustern liegt.
Ungenutzte Lizenzen gehören zur am leichtesten auffindbaren Verschwendung und zur am leichtesten ungeprüft gelassenen. Messen Sie gekauft gegenüber zugewiesen, zugewiesen gegenüber aktiv, handeln Sie bei der Lücke und wiederholen Sie es monatlich, damit die Umgebung weiterhin nur für die Plätze zahlt, die sie tatsächlich nutzt.
Microsoft 365 Lizenzverwaltung und Offboarding entdecken, um zu sehen, wie das Zurückholen brachliegender Plätze und das Offboarding von Ausscheidenden über den Lizenzlebenszyklus hinweg zusammenkommen.