Ongebruikte Microsoft 365-licenties vinden (en terugwinnen)

Om ongebruikte Microsoft 365-licenties te vinden, vergelijkt u drie getallen: hoeveel licenties u hebt gekocht, hoeveel er aan gebruikers zijn toegewezen, en hoeveel van die toegewezen seats werkelijk worden gebruikt. Het verschil tussen gekocht en toegewezen zijn uw niet-toegewezen licenties: seats waarvoor u betaalt maar die niemand heeft. Het verschil tussen toegewezen en actief zijn uw sluimerende seats: licenties op accounts die zich al weken niet hebben aangemeld of een service niet hebben aangeraakt. U kunt het eerste verschil binnen enkele minuten aan het licht brengen in het Microsoft 365-beheercentrum onder Facturering en vervolgens Licenties, en beide kwantificeren met een kort Microsoft Graph PowerShell-script rond Get-MgSubscribedSku en de gebruiksrapporten. Doe het één keer en u vindt de verspilling. Doe het elke maand en ze blijft gevonden.

Dit is de verdieping achter stap één van onze negenstappengids voor het verlagen van Microsoft 365- en Azure-kosten. Dat overzicht laat zien waar licentieverspilling zit tussen de andere veelvoorkomende patronen. Deze post is de praktische handleiding voor de licentiepost zelf: hoe u een Microsoft 365-licentierapport opbouwt, het correct leest, de valkuilen van groepsgebaseerde licentieverlening vermijdt, en van een eenmalige opschoning een gewoonte maakt.

Niet-toegewezen versus toegewezen maar inactief: twee soorten verspilling

Niet alle licentieverspilling ziet er hetzelfde uit, en de oplossing verschilt per type.

Niet-toegewezen licenties zijn het eenvoudigst. U hebt een aantal van een product betaald, maar er zijn minder seats aan gebruikers toegewezen dan u bezit. Het overschot wordt elke cyclus in rekening gebracht, of iemand het nu gebruikt of niet. Dit is pure marge die is gekocht voor groei of een project en nooit is teruggebracht.

Toegewezen maar inactieve seats zijn subtieler en meestal de grotere buit. Hier is de licentie aan een echt account toegewezen, dus deze verschijnt niet als overschot, maar de persoon gebruikt hem niet. Ze zijn misschien stilletjes vertrokken, van rol veranderd, nooit op de service ingewerkt, of zitten op een plan dat veel rijker is dan ze nodig hebben. De seat lijkt verantwoord, maar de waarde is nul.

Beide vinden betekent tweemaal meten: gekocht tegenover toegewezen om het niet-toegewezen overschot te vangen, en vervolgens toegewezen tegenover werkelijke activiteit om de sluimerende seats te vangen. Licentieoptimalisatie is de praktijk van beide kloven sluiten en ze gesloten houden.

Vind de kloof in het Microsoft 365-beheercentrum

Begin in de portal voor een snelle indruk. Ga in het Microsoft 365-beheercentrum naar Facturering en vervolgens Licenties. Elk product toont de aantallen gekocht tegenover toegewezen, dus elk product waar gekocht ruim boven toegewezen ligt, houdt niet-toegewezen seats vast die u kunt terugwinnen of niet meer hoeft te verlengen.

Om van toegewezen naar werkelijk gebruikt te gaan, opent u Rapporten en vervolgens Gebruik. De gebruiksrapporten tonen de datums van laatste activiteit per service, zoals wanneer een gebruiker voor het laatst e-mail verstuurde, OneDrive gebruikte of actief was in Teams. Een paar dingen zijn de moeite waard om te weten zodat u ze correct leest. De datum van laatste activiteit weerspiegelt de meest recente bewuste activiteit, ongeacht het venster van 7, 30, 90 of 180 dagen dat u hebt geselecteerd, en wanneer u een gebruiker verwijdert, worden de gebruiksgegevens binnen ongeveer 30 dagen verwijderd. Als namen geanonimiseerd verschijnen, kan een beheerder echte namen inschakelen onder Instellingen, vervolgens Organisatie-instellingen en vervolgens Rapporten.

De portal is genoeg om het voor de hand liggende op te merken. Om over elke SKU tegelijk te rapporteren en de maandelijkse controle te automatiseren, is PowerShell sneller.

Bouw een Microsoft 365-licentierapport met Get-MgSubscribedSku

De Microsoft Graph PowerShell SDK geeft u het beeld van gekocht tegenover toegewezen voor elk product met één commando. Maak verbinding met een leesscope en roep vervolgens Get-MgSubscribedSku aan.

Connect-MgGraph -Scopes "Organization.Read.All"
Get-MgSubscribedSku |
  Select-Object SkuPartNumber,
    @{ Name = 'Purchased';  Expression = { $_.PrepaidUnits.Enabled } },
    ConsumedUnits,
    @{ Name = 'Unassigned'; Expression = { $_.PrepaidUnits.Enabled - $_.ConsumedUnits } } |
  Sort-Object Unassigned -Descending

Voor elk abonnement geeft Get-MgSubscribedSku de SkuPartNumber terug, een PrepaidUnits-object waarvan de Enabled-waarde het aantal is dat u hebt gekocht, en ConsumedUnits, het aantal dat aan gebruikers is toegewezen. Trek het ene van het andere af en u hebt uw niet-toegewezen overschot per product, gesorteerd zodat de grootste kloven bovenaan staan. Die ene tabel is een bruikbaar Microsoft 365-licentierapport, en omdat het een script is, kunt u het inplannen in plaats van elke maand door de portal te klikken.

Eén kanttekening: ConsumedUnits telt seats die zijn toegewezen, niet seats die worden gebruikt. Het bevestigt de niet-toegewezen kloof maar zegt niets over sluimerende seats. Daarvoor hebt u activiteitsgegevens nodig.

Vergelijk met het werkelijke gebruik

Om toegewezen maar inactieve seats te vinden, haalt u het rapport getOffice365ActiveUserDetail op. U kunt het ophalen via de Microsoft Graph reports-API, een aanroep naar /reports/getOffice365ActiveUserDetail met een periode zoals D90, of via de PowerShell-module Microsoft.Graph.Reports. Het lezen van het rapport vereist de scope Reports.Read.All.

Het rapport geeft één regel per gebruiker terug met de datum van laatste activiteit voor elke workload, de toegewezen licenties, en de toewijzingsdatums van de licenties. Leg dat naast uw toegewezen seats en de sluimerende licenties vallen eruit: elk account met een betaalde seat zonder activiteit in Exchange, OneDrive, SharePoint of Teams gedurende het door u gekozen venster is een kandidaat om terug te winnen of te downgraden. Stel het venster af op uw realiteit, 60 of 90 dagen is een verstandig startpunt, en behandel alles daarbuiten als een seat om te onderzoeken.

Valkuilen van groepsgebaseerde licentieverlening

Groepsgebaseerde licentieverlening wijst seats automatisch toe en verwijdert ze wanneer mensen lid worden van of vertrekken uit een beveiligingsgroep, wat de juiste manier is om licentieverlening op schaal uit te voeren. Het introduceert ook een paar valkuilen wanneer u gaat terugwinnen.

De seat wordt verbruikt door het groepslidmaatschap, niet door een directe toewijzing. Dus om een licentie vrij te maken, moet u de gebruiker vaak uit de licentiegroep verwijderen in plaats van te zoeken naar een toewijzing per gebruiker die er niet is. Een gebruiker kan ook tegelijk een directe én een overgeërfde licentie hebben, en het verwijderen van de directe maakt de seat niet vrij zolang hij deze nog van de groep erft.

Let ook op toewijzingsfouten. Open in het beheercentrum het product op de pagina Licenties en controleer het tabblad Fouten en problemen. Veelvoorkomende oorzaken zijn onder meer een tekort aan licenties, waarbij nieuwe groepsleden simpelweg geen seat krijgen totdat er één vrijkomt, conflicterende serviceplannen waarbij twee producten wederzijds uitsluitende plannen dragen, ontbrekende serviceafhankelijkheden, en gebruikers zonder ingestelde gebruikslocatie. Elke fout is een seat die wordt betaald maar niets levert, dus het opschonen van de lijst maakt deel uit van het terugwinnen van waarde, niet alleen van netheid. Houd als regel gast- en business-to-business-accounts buiten licentiegroepen.

Verspilling op serviceplanniveau

Een licentie is een bundel van serviceplannen, en u kunt afzonderlijke plannen per gebruiker of per groep in- of uitschakelen. Het loont om eerlijk te zijn over wat dit bespaart. Een serviceplan binnen een licentie uitschakelen verlaagt niet wat de licentie kost, dus OneDrive uitschakelen op een E-serie-seat maakt de seat niet goedkoper. Wat de serviceplandetails u wél geven, is een signaal. Wanneer een hele cohort alleen ooit een of twee plannen van een duur product aanraakt, is dat bewijs dat de cohort op het verkeerde plan zit, en de besparing komt van het overzetten naar een lichtere SKU in plaats van van het aan- en uitzetten van plannen. Gebruik het serviceplangebruik om de planmix te informeren, en vertrouw op het juist dimensioneren van de SKU, niet op het schakelen van plannen, om de kosten te verlagen.

Draai een maandelijkse terugwinlus

Een eenmalige opschoning sluit de kloof van vandaag. Een lus houdt hem gesloten, want omgevingen bewegen nooit stil: mensen komen, vertrekken en veranderen elke maand van rol, en de kloof gaat geruisloos weer open als niemand oplet. Het patroon is elke cyclus hetzelfde. Stem gekocht af op toegewezen, stem toegewezen af op actief, en handel vervolgens op elke seat die zijn kosten niet kan rechtvaardigen.

De maandelijkse lus: gekocht naar toegewezen naar in gebruik, behoud wat wordt gebruikt, win terug of downgrade wat dat niet is, en herzie vervolgens volgende maand opnieuw.

In de praktijk bestaat de lus uit vier stappen. Haal Get-MgSubscribedSku op om gekocht tegenover toegewezen te zien. Haal het rapport met actieve gebruikers op om te zien welke toegewezen seats sluimeren. Beslis voor elke niet-toegewezen of sluimerende seat of u hem terugwint, bijvoorbeeld een vertrekker wiens licentie eraf moet, hem downgraadt waar de gebruiker bij een lichter plan past, of hem behoudt met een benoemde eigenaar en een reden waar de seat werkelijk seizoensgebonden is. Verminder ten slotte het vooruitbetaalde aantal bij verlenging zodat u stopt met betalen voor overschot dat u nooit opnieuw toewijst, en leg het voor en na vast zodat de besparing wordt onderbouwd in plaats van aangenomen. De winst is hier van nature indicatief, omdat deze afhangt van uw omgeving, maar vrijwel elke maandelijkse ronde vindt iets.

Waar EtherInsights past

Deze lus met de hand draaien is behapbaar voor één kleine omgeving en wordt al snel een taak op zich over een grotere, of over vele tenants voor een managed-serviceprovider. EtherInsights is gebouwd om het afstemmen voor u te doen: het brengt niet-toegewezen en sluimerende seats aan het licht, markeert waar activiteit is gestopt, en volgt het voor en na zodat een terugwinning wordt onderbouwd door bewijs. Voor de volledige licentielevenscyclus sluit Microsoft 365-licentiebeheer en offboarding de lus van joiner tot leaver, zodat sluimerende seats worden teruggewonnen en vertrekkers worden afgemeld voordat hun licenties blijven doorlopen.

Licentieverspilling is één post tussen vele, en daarom zit deze binnen het bredere beeld van cloudkostenoptimalisatie naast inactieve Azure-resources en te grote virtual machines. Als u eerst de bredere context wilt, plaatst de negenstappengids voor kosten waar het terugwinnen van licenties past tussen de andere patronen die het controleren waard zijn.

Ongebruikte licenties behoren tot de gemakkelijkst te vinden verspilling en de gemakkelijkst ongecontroleerd te laten. Meet gekocht tegenover toegewezen, toegewezen tegenover actief, handel op de kloof, en herhaal het maandelijks zodat de omgeving alleen blijft betalen voor de seats die deze werkelijk gebruikt.

Ontdek Microsoft 365-licentiebeheer en offboarding om te zien hoe het terugwinnen van sluimerende seats en het offboarden van vertrekkers samenkomen over de licentielevenscyclus.