So senken Sie die Kosten für Microsoft 365 und Azure: 9 praktische Schritte

Ausgaben für Microsoft 365 und Azure explodieren selten in einem einzigen dramatischen Moment. Sie schleichen sich ein. Ein paar Lizenzen, gekauft für ein Projekt, das längst beendet ist, eine virtuelle Maschine, dimensioniert für einen Launch, der sich längst beruhigt hat, ein Speicherkonto, das niemand aufräumt, eine Festplatte, die zurückblieb, als ihr Server gelöscht wurde. Jede für sich ist klein. Zusammen werden sie zu einer monatlichen Rechnung, die größer ist als die Arbeit, die sie stützt. Der ermutigende Teil ist, dass der Großteil dieser Verschwendung sichtbar und umkehrbar ist, sobald Sie wissen, wo Sie hinschauen müssen.

Dies ist ein praktischer Rundgang durch neun der häufigsten Verschwendungsmuster in einer Microsoft-Umgebung. Jeder Schritt behandelt, was zu prüfen ist, wie man es im Portal oder mit einem kurzen Befehl prüft und wie ein guter Zustand aussieht, sobald das Problem behoben ist. Die Einsparungen sind ihrer Natur nach richtungsweisend, denn sie hängen vollständig von Ihrer Umgebung ab, doch die Muster sind konsistent genug, dass fast jede Organisation etwas auf dieser Liste findet.

1. Nicht zugewiesene und wenig genutzte Lizenzen zurückholen

Prüfen: Vergleichen Sie gekaufte Lizenzen mit zugewiesenen Lizenzen und vergleichen Sie dann zugewiesene Lizenzen mit der tatsächlichen Nutzung. Im Microsoft 365 Admin Center zeigt Billing und dann Licenses die gekauften gegenüber den zugewiesenen Zahlen, während die Nutzungsberichte die letzten Aktivitätsdaten pro Dienst zeigen.

Wie: Microsoft Graph PowerShell macht die Summen schnell sichtbar. Get-MgSubscribedSku liefert prepaidUnits gegenüber consumedUnits für jede SKU, sodass eine große Lücke Geld ist, das für Plätze ausgegeben wird, die niemand belegt. Gleichen Sie mit den Nutzungsberichten ab, um zugewiesene Plätze zu finden, die seit Wochen brachliegen.

Guter Zustand: Keine bezahlten Plätze, die nicht zugewiesen sind, keine zugewiesenen Plätze, die über einen festgelegten Zeitraum ungenutzt bleiben, und eine monatliche Rückhol-Schleife, damit sich die Lücke nicht erneut auftut.

2. Ausscheidende Mitarbeitende ordentlich offboarden

Prüfen: Suchen Sie nach Konten, die noch bezahlte Lizenzen halten, nachdem die Person das Unternehmen verlassen hat. Ein Ausscheidender, dessen Lizenz nie entfernt wird, wird unbegrenzt weiter abgerechnet, und das Postfach und die Daten bleiben oft mit ihm aktiv.

Wie: Überprüfen Sie Microsoft Entra ID auf kürzlich ausgeschiedene Benutzer und alle Konten ohne Anmeldeaktivität. Ein sauberer Joiner-, Mover- und Leaver-Prozess entfernt die Lizenz, blockiert die Anmeldung und wandelt das Postfach in ein freigegebenes Postfach um, wenn die Inhalte weiterhin erreichbar sein müssen, was keine bezahlte Lizenz erfordert.

Guter Zustand: Lizenzen, die innerhalb von Tagen nach einem Austritt freigegeben werden, nicht nach Monaten, und ein Offboarding, das als wiederholbarer Prozess behandelt wird und nicht als gelegentliche Aufräumaktion.

3. Überdimensionierte virtuelle Azure-Maschinen richtig dimensionieren

Prüfen: Vergleichen Sie die bereitgestellte Größe jeder virtuellen Maschine mit der CPU und dem Speicher, die sie tatsächlich nutzt. Maschinen, die für eine Spitzenlast dimensioniert sind, die nie zurückkehrte, gehören zu den größten wiederkehrenden Azure-Kosten.

Wie: Azure Advisor erstellt direkt Empfehlungen zur richtigen Dimensionierung und zum Herunterfahren, und die Metriken von Azure Monitor zeigen die anhaltende Auslastung über die Zeit. Wo eine Maschine dauerhaft unter Last läuft, verschieben Sie sie auf eine kleinere SKU und behalten Sie einen vernünftigen Puffer.

Guter Zustand: Virtuelle Maschinen, die an der beobachteten Auslastung dimensioniert sind, wobei die Neudimensionierung nach einem Zeitplan erneut betrachtet wird und nicht einmalig bei der Bereitstellung festgelegt wird.

4. Ungenutzte Ressourcen entfernen

Prüfen: Finden Sie Ressourcen, die bereitgestellt und abgerechnet werden, aber keine Arbeit leisten: virtuelle Maschinen ohne nennenswerten Datenverkehr, laufende Testumgebungen, Load Balancer ohne Backend, Datenbanken, die niemand abfragt.

Wie: Azure Advisor kennzeichnet ungenutzte und wenig genutzte Ressourcen, und die Kostenanalyseansicht in Cost Management hebt Ausgaben hervor, die sich unabhängig von der Aktivität nie ändern. Deallozieren Sie, was wirklich ungenutzt ist, und löschen Sie, was nicht mehr benötigt wird, nachdem Sie die Eigentümerschaft bestätigt haben.

Guter Zustand: Keine bezahlte Ressource mit anhaltender Nullnutzung und ein klarer Eigentümer für alles, was bewusst weiterläuft.

5. Das Speicherwachstum unter Kontrolle bringen

Prüfen: Speicher neigt dazu, leise zu wachsen. Alte Snapshots, alternde Blobs, ausführliche Log-Aufbewahrung und Backup-Kopien häufen sich an, bis die Speicherposition einen nennenswerten Anteil der Rechnung ausmacht.

Wie: Wenden Sie Lifecycle-Management-Richtlinien auf Speicherkonten an, um Daten automatisch in Cool und Archive zu verlagern oder sie nach einem festgelegten Alter zu löschen. Überprüfen Sie die Anzahl der Snapshots und prüfen Sie die Aufbewahrungseinstellungen von Log Analytics und Backup, die häufig weit länger belassen werden, als irgendjemand benötigt.

Guter Zustand: Lifecycle-Richtlinien sind vorhanden, die Aufbewahrung ist als bewusste Entscheidung festgelegt und der Wildwuchs bei Snapshots wird im Zaum gehalten.

6. Doppelte Drittanbieter-Werkzeuge ausmustern

Prüfen: Suchen Sie nach bezahlten Drittanbieter-Werkzeugen, die sich mit Funktionen überschneiden, die Sie in Ihren Microsoft-Plänen bereits besitzen. Separate Werkzeuge für Multifaktor-Authentifizierung, Geräteverwaltung, Backup oder Sicherheit duplizieren häufig etwas, das bereits in einer Lizenz enthalten ist, für die Sie bezahlen.

Wie: Stellen Sie Ihre aktiven SaaS-Abonnements den Funktionen in Ihrem aktuellen Microsoft 365 Planmix gegenüber. Wo eine Microsoft-Funktion den Bedarf bereits deckt, planen Sie eine Migration und kündigen Sie das sich überschneidende Werkzeug.

Guter Zustand: Ein rationalisierter Werkzeugbestand ohne bezahlte Überschneidung mit Funktionen, die Sie bereits besitzen.

7. Den Planmix korrigieren

Prüfen: Bestätigen Sie, dass der Lizenzplan zum tatsächlichen Bedarf jedes Benutzers passt. Umgebungen driften zu einem einzigen hohen Plan für alle ab oder behalten einen historisch gewachsenen Mix bei, der nicht mehr passt. Nicht jeder Benutzer benötigt die höchste Stufe, und kleinere Organisationen passen oft besser zu anderen Plänen als denen, die sie nutzen.

Wie: Segmentieren Sie Benutzer nach dem, was sie tatsächlich nutzen, und ordnen Sie sie dann dem richtigen Plan zu. Microsoft 365 Business Premium ist unter 300 Plätzen oft die bessere Wahl, während E3 und E5 zu größeren oder sicherheitslastigeren Umgebungen passen, und die richtige Aufteilung liegt in der Regel zwischen den Extremen und nicht bei einem Plan für alle.

Guter Zustand: Ein Planmix, der pro Gruppe an den echten Bedarf angepasst ist und überprüft wird, wenn sich die Organisation verändert, statt angenommen zu werden.

8. Nicht angebundene Festplatten und ungenutzte IP-Adressen bereinigen

Prüfen: Wenn eine virtuelle Maschine gelöscht wird, werden ihre verwalteten Festplatten und öffentlichen IP-Adressen nicht immer mit ihr entfernt. Verwaiste Festplatten werden weiter für Speicher abgerechnet, und eine reservierte standardmäßige öffentliche IP wird selbst dann abgerechnet, wenn nichts mit ihr verbunden ist.

Wie: Filtern Sie im Azure-Portal Festplatten nach einem nicht angebundenen Zustand und öffentliche IP-Adressen nach einem nicht zugeordneten Zustand. Ein kurzer Befehl wie Get-AzDisk | Where-Object { $_.DiskState -eq 'Unattached' } listet die verwaisten Festplatten auf, sodass Sie sie bestätigen und entfernen können.

Guter Zustand: Keine verwaisten verwalteten Festplatten und keine ungenutzten reservierten IP-Adressen, die nach dem Verschwinden ihrer Ressource weiter abgerechnet werden.

9. Dev und Test nicht rund um die Uhr laufen lassen

Prüfen: Nicht-produktive Umgebungen laufen oft 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, obwohl sie nur während der Arbeitszeit genutzt werden. Rechenleistung, für die Sie über Nacht und am Wochenende bezahlen, ist in den meisten Entwicklungs- und Testumgebungen reine Verschwendung.

Wie: Wenden Sie Auto-Shutdown-Zeitpläne auf virtuelle Maschinen an, nutzen Sie Start- und Stopp-Automatisierung und stützen Sie sich auf die Auto-Shutdown-Funktion in Azure DevTest Labs. Passen Sie den Zeitplan an die Stunden an, in denen die Umgebung wirklich genutzt wird.

Guter Zustand: Entwicklungs- und Test-Rechenleistung, die außerhalb der Arbeitszeit standardmäßig gestoppt ist, mit einem einfachen Weg, sie bei Bedarf zu starten.

Vorher und nachher messen

Nichts davon bleibt bestehen ohne eine Baseline. Bevor Sie etwas ändern, erfassen Sie die aktuellen monatlichen Ausgaben pro Dienst, die gekauften und zugewiesenen Lizenzzahlen und die Ressourcen, die Sie anfassen wollen. Versehen Sie Ressourcen mit Tags nach Eigentümer und Umgebung, damit Kosten zuordenbar und nicht anonym sind. Prüfen Sie dann nach jedem Durchgang dieselben Zahlen erneut. Das Ziel ist nicht eine einmalige Bereinigung, sondern ein Trend, der flach bleibt oder fällt, während die Umgebung weiter funktioniert. Eine monatliche Überprüfung macht aus der Kostenkontrolle eine Gewohnheit statt einer jährlichen Panik, und sie liefert Ihnen den Vorher-nachher-Nachweis, dass eine Änderung tatsächlich Geld gespart hat.

Wo EtherInsights ansetzt

Diese Liste von Hand über eine wachsende Umgebung hinweg abzuarbeiten, oder über viele Tenants hinweg für einen Managed-Service-Provider, ist der Punkt, an dem es zu einer Aufgabe für sich wird. EtherInsights ist dafür gebaut, diese Verschwendung zu finden und die Einsparung zu belegen: Es macht nicht zugewiesene und wenig genutzte Lizenzen, ungenutzte und überdimensionierte Azure-Ressourcen sowie die verwaisten Festplatten und IPs sichtbar, die sich in der Rechnung verstecken, und verfolgt dann das Vorher und Nachher, sodass eine Änderung durch Evidenz und nicht durch ein Bauchgefühl gestützt ist.

Für die Azure-Compute-Seite verwandelt Azure VM Right-Sizing Auslastungsdaten in von Eigentümern getragene Neudimensionierungsmaßnahmen mit den Nachweisen, die sie stützen. Auf der Lizenzierungsseite schließt Microsoft 365 Lizenzverwaltung und Offboarding die Schleife über den Lizenzlebenszyklus hinweg, sodass Ausscheidende offgeboardet werden, brachliegende Plätze zurückgeholt werden und der Planmix an den Bedarf angepasst bleibt.

Kostenschleichen ist normal; es ungeprüft zu lassen ist eine Entscheidung. Arbeiten Sie die neun Schritte ab, messen Sie jeden Durchgang, und die Umgebung, die wächst, zahlt weiterhin nur für die Arbeit, die sie tatsächlich leistet.

Cloud-Kostenoptimierung entdecken, um zu sehen, wie das Finden von Verschwendung und das Belegen der Einsparung über Microsoft 365 und Azure hinweg zusammenkommen.